"سير الأمور في المكتب": تعليمات بخصوص التعامل مع المراسلات الموجودة لدى المقيمية البريطانية في بوشهر

بقلم

متخصص أرشيف، المكتبة البريطانية
تسلط وثيقة كُتبت في أواسط الأربعينيات الضوء على الطريقة التي غدت من خلالها ملفات المقيمية السياسية البريطانية في بوشهر على هذا القدر من التنظيم.

مقدمة

تنقل رسالة من ر. ج. دوبيني، سكرتير المقيمية البريطانية في بوشهر، إلى الوكيل السياسي مبعوث مدني رسمي من الامبراطورية البريطانية في البحرين في يناير ١٩٤٥، وثيقةً تصف جميع جوانب العمل الروتيني في مكتب بوشهر. ويذكر دوبيني أن هذه الوثيقة كان قد أعدها رئيس الموظفين المسؤول في بوشهر، مستر ك. ف. راجاجوبالان، وشكلت الأساس لمحاضرة أُلقيت أمام دفعة من الموظفين المكتبيين المعينين حديثًا.

رسالة من ر. ج. دوبيني، المقيمية البريطانية والقنصلية العامة، بوشهر، إلى الوكيل السياسي، البحرين، ٣١ يناير ١٩٤٥، يمدح فيها "المذكرة الممتازة" لرئيس الموظفين المسؤول، بوشهر (راجاجوبالان). IOR/R/15/2/1046، ص. ٢
رسالة من ر. ج. دوبيني، المقيمية البريطانية والقنصلية العامة، بوشهر، إلى الوكيل السياسي، البحرين، ٣١ يناير ١٩٤٥، يمدح فيها "المذكرة الممتازة" لرئيس الموظفين المسؤول، بوشهر (راجاجوبالان). IOR/R/15/2/1046، ص. ٢

ويصف دوبيني الوثيقة بأنها "مذكرة ممتازة"، ويضيف: "إذا ما اتبع كل موظف في الكادر التعليمات الواردة في هذه المذكرة، فإن العمل في مكتبنا سيصبح من دون شك أسهل وستُحفظ ملفاتنا بشكل أفضل." وبالرغم من تقييم السكرتير وتاريخ الوثيقة المتأخر نسبيًا، فإن تعليمات راجاجوبالان التفصيلية من شأنها أن تساعد على شرح الكثير من السمات المتكررة في ملفات مكتب الهند، وكذلك تشيد بعمل الموظفين العديدين (أغلبهم من الهند البريطانية) الذين عملوا في المكاتب المتعددة التي شكلت سويةً المقيمية البريطانية في الخليج العربي.

سريان الحياة في مكتب

يشير رئيس الموظفين في مذكرته (IOR/R/15/2/1046، الأوراق ٣-١٦) إلى المراسلات بأنه "سريان الحياة  في مكتب"، ويمضي في وصف تفصيلي لإجراءات التعامل مع كل من الرسائل والبرقيات حال استلامها. وتنوّه الوثيقة إلى أنه، وبسبب الظروف السائدة إبّان الحرب في فترة الأربعينيات، فقد تحتّم إرسال معظم المراسلات في بوشهر في شكل برقيات.

الصفحة الأولى لملف "الروتين المكتبي": كانت المراسلات "سريان الحياة في مكتب". IOR/R/15/2/1046، ص.٣
الصفحة الأولى لملف "الروتين المكتبي": كانت المراسلات "سريان الحياة في مكتب". IOR/R/15/2/1046، ص.٣

عملية التعامل مع المراسلات بالتفصيل

أما النهج الموضوع للتعامل مع المراسلات فقد كان على النحو التالي: يسجَّل كل البريد الوارد في "السجل الوارد"، ثم يُمهر بالخاتم الرسمي ويعطى رقماً تسلسلياً. ومن ثمّ يقوم أمين السجلات بإدراجه في الملف المناسب. يتألف الملف من جزأين: النص الرئيسي المُتضمّن للمراسلات، وأوراق الملاحظات التي تسجل الأوامر في مختلف الأوراق. وتشير الملاحظات إلى كيفية وسبب اتخاذ قرار معين بصدد إجراء ما يمس ورقة بعينها. 

وخُصص رقم تسلسلي لكل مادة مراسلة موضوعة في الجزء الرئيسي للملف، سواء كانت صادرة أو واردة، باستثناء المرفقات. وكان هذا الرقم يوضع ضمن دائرة في أعلى الصفحة الأولى للوثيقة، ويُكتب بالحبر الأحمر أو بالرصاص للمراسلات الواردة، وبالحبر الأسود-الأزرق أو بقلم الرصاص الأزرق للمراسلات الصادرة. ولم يُوضع هذا الرقم المحاط بدائرة قط في أعلى يسار الصفحة، حيث يمكن أن تتعذر رؤيته حال إدراج الوثيقة ضمن ملف. ويُسجل كل رقم تسلسلي في أوراق الملاحظات، معطيًا بذلك نوع الوثيقة المعينة (رسالة، برقية، إلخ) ورقمها وتاريخها واسم المُرسِل/المرسَل إليه. وكان الرقم التسلسلي يُكتب فوق القيد بالحبر الأحمر أو الأسود-الأزرق ويوضع ضمن دائرة. وكانت هذه العملية تدعى بالتلخيص.

مقتطف من الصفحة الأولى للملاحظات المدونة على ملف "الروتين المكتبي"، تظهر فيه عملية التلخيص: يرتبط الرقم ١ المحاط بدائرة حمراء بنفس المرجع المضاف إلى الرسالة من ر. ج. دوبيني على الورقة ٢. IOR/R/15/2/1046، ص. ٩٥
مقتطف من الصفحة الأولى للملاحظات المدونة على ملف "الروتين المكتبي"، تظهر فيه عملية التلخيص: يرتبط الرقم ١ المحاط بدائرة حمراء بنفس المرجع المضاف إلى الرسالة من ر. ج. دوبيني على الورقة ٢. IOR/R/15/2/1046، ص. ٩٥

ثم تحوي الورقة قصاصة كُتب عليها "وثيقة قيد الدراسة"، مثبتة في أعلى الصفحة الأولى، قبل أن تُسلم إلى الموظف المعني مع ملحوظة تشير إلى أية مراسلات سابقة، وتقترح الإجراء الواجب اتخاذه، وتتضمن مسودة عند الضرورة. وكان الموظف يسجّل في أوراق الملاحظات أوامره بخصوص مختلف الوثائق قيد الدراسة، والتي تعاد من ثمّ إلى المكتب ليتم الاشتغال عليها.

وإذا ما تمت الموافقة على إصدار مسودة، فإنها تُحال إلى موظف البرقيات في حال كانت المسودة برقية، أو إلى الضارب على الآلة الكاتبة إذا وجَبَ إعدادها كرسالة. وكانت السجلات الصادرة تُحفظ، وتبين تفاصيل كاملة عن جميع المراسلات الصادرة. وكانت نصوص الآلة الكاتبة تخضع للتدقيق وتُحال إلى المسؤول المعني (بما في ذلك المقيم السياسي الممثل الرئيسي للمقيمية البريطانية في الخليج وهي الذراع الرسمي للامبراطورية البريطانية من 1763 إلى 1971 ) للتوقيع عليها. وبعد ذلك، كانت الرسالة تُرسل إلى موظف الإرسال.

معلومات أخرى

كانت الملاحظات تشمل كذلك الهيكل الإداري للمقيمية البريطانية في الخليج العربي ومكاتبها الفرعية، وعمل قسم الطباعة على الآلة الكاتبة، وأنواع الرسائل والمذكرات، والمحافظة على سجلات المكتب، وطريقة تدوين الملاحظات والصياغة (ينبغي أن تُكتب ملاحظات الموظف "بلباقة، لكن ينبغي ألا تتسم لهجتها بالخنوع")، إضافة إلى واجبات موظف البرقيات وموظف الإرسال.

مقتطف من الصفحة الأخيرة للمذكرة، يُطلب فيها من الموظفين بأن يكونوا "لبقين مع الجميع". IOR/R/15/2/1046، ص. ١٦
مقتطف من الصفحة الأخيرة للمذكرة، يُطلب فيها من الموظفين بأن يكونوا "لبقين مع الجميع". IOR/R/15/2/1046، ص. ١٦

نصائح عامة للموظفين

وفي النهاية، كانت الملاحظات تنصح الموظفين الجدد لدى المؤسسة الخاصة بالتدوين في بوشهر بـ "قراءة قواعد سلوك موظفي الحكومة، حيث تحدد القواعد ما يجب على موظف الحكومة فعله أو عدم فعله." وكان الموظفون مُلزَمين بقانون الأسرار الرسمية للدولة، ويجب عليهم عدم إفشاء أية معلومات، سواء كانت بسيطة أو هامة، إلى أي شخص غير مفوض بهذا الأمر. وتختتم الوثيقة بنصيحة مفيدة عن كيفية سلوك الموظفين خارج المكتب: "في بلد أجنبي ينبغي أن تكون تحركاتكم خارج المكتب كذلك الأمر بمنأى عن أي تعليق. ويجب أن تكونوا لبقين مع الجميع، وألا تقحموا أنفسكم في السياسة المحلية والمشاحنات."

كولاج مكون من مجموعة مواد مختارة من "ملف ١/٥٠ الروتين المكتبي". جمعها مات لي، ٢٠١٩، المكتبة البريطانية. IOR/R/15/2/1046
كولاج مكون من مجموعة مواد مختارة من "ملف ١/٥٠ الروتين المكتبي". جمعها مات لي، ٢٠١٩، المكتبة البريطانية. IOR/R/15/2/1046